Čeka li nas izumiranje uredskih prostora?

U ovom članku donosimo primjere i moguće trendove oko budućeg korištenja uredskih prostora.

Epidemija koronavirusa prisilila nas je na najveći mogući eksperiment na tržištu rada - gotovo potpuni prelazak na rad od kuće za poslove i funkcije na kojima je to moguće. Većina istraživanja pokazuje kako su zaposlenici uglavnom zadovoljni radom od kuće. Prethodni pokušaji implementacije rada na daljinu uglavnom su nailazili na brojne administrativne prepreke, od zakonske regulative, nedostatka opreme za sve zaposlenike, a često su i same poslovne odluke uprava i direktora najveći problem - oni su možda ne tako davno odlučili investirati u poslovni prostor pa nema smisla da sada "odustanu" od takvih odluka i dopuštaju u većem broju rad od kuće. Sve do ožujka 2020. godine.

Zadovoljstvo zaposlenika uglavnom je vezano uz tri glavna segmenta: uštede koje su rezultat troška i gubitka vremena u transportu do ureda, bolju prehranu te više vremena provedenog s obitelji. Sve druge koristi rada na daljinu uglavnom nadmašuju negativni učinci. Primjerice, zbog rada od kuće zaposlenici mogu osjećati manji stres i pritisak postizanja rezultata, a i imaju više vremena za fokusiran rad. Međutim, negativni su učinci izolacije, usamljenosti, iscrpljenosti, teže "isključivanje" s posla, puno više komunikacije - što sve dovodi do više stresa i manje produktivnosti.

Ovakav eksperiment ipak je pokazao da poduzeća neće odustati od uredskog rada, ali da nas čekaju i brojne prilagodbe.

Situacije u kojima je rad u uredu nezamjenjiv

Iako je COVID-19 ubrzao trend rada kod kuće, otkrio je i njegova ograničenja - u ekonomiji znanja uspjeh organizacije i dalje će ovisiti o interakciji ljudi, njihovoj suradnji i raznim "slučajnostima" ili sreći u pronalasku nekih rješenja koje su rezultat zajedničkih interakcija.

Kada pokušavate privući, zadržati i razvijati vrhunske talente, radno mjesto igra značajnu ulogu u načinu na koji ljudi doživljavaju posao.

Ured ima vjerojatno još važniju ulogu u pružanju prilika za učenje mlađim zaposlenicima. Razvoj mladih zapravo se odvija u neformalnim interakcijama, a ne samo formalnim treningom. Zabluda je kako mladi nakon fakultata žele raditi od kuće - upravo suprotno - oni žele socijalizaciju s kolegama na poslu, žele vidjeti kako se brojne aktivnosti procesi odvijaju, žele pristustvovati sastancima i često uče samo promatranjem okoline. Oni su do jučer sjedili u kući i na predavanju, u kafićima ili išli u izlaske, njima je odlazak u ured potrebna i željena struktura bitna za razvoj radnih navika. U uredu imaju izniman benefit od zajedničkog rada i osobnih interakcija, a isto tako prilike za učenje se često događaju slučajno, ovisno o nekom kontekstu i prilici da vas iznenada odvuku na sastanak samo kako biste nešto čuli i naučili.

Sasvim sigurno stariji zaposlenici imaju veću želju raditi od kuće i tu je potrebno pronaći kvalitetan balans koji čak može vrlo pozitivno utjecati i na mlađe i starije zaposlenike - u smislu da obje skupine budu u većoj mjeri motivirane obavljati svoje zadatke.

Koliko je uredskog prostora - dovoljno?

S obzirom kako će se rijetko koja tvrtka (i zaposlenici) potpuno određi rada od kuće, pitanje je kakav je to model rada koji će predstavljati određen balans između želja radnika i poduzeća. S jedne strane, bitno je osigurati fleksibilnost u slučaju pogoršavanja epidemiološke situacije, omogućiti sigurnost radnicima i održati kontinuitet poslovanja. S druge strane, postići dobar omjer rada od kuće i rada iz ureda u kojem nema "izostavljenih" skupina i u kojem se svi osjećaju uključeno, s jednakim prilikama i kvalitetno doprinose timu. Veliki je to izazov i za managere koji će "favoriziranje" radnika još lakše pokazivati prema onim članovima tima koji su više u uredu, odnosno više vremena provode s direktnim voditeljem.

Takve odluke povlače za sobom i odluke o radnoj infrastrukturi, veličini ureda, broju radnih stolova i svih drugih dimenzija nekog uredskog prostora. Većina globalnih tvrtki smatra kako će smanjiti broj raspoloživih stolova. Očekivanja su da će tvrtke umjesto radnih stolova za 100% radnika, raspolagati s možda 65% do 70% radnih stolova.

Paradoksalno s manjom potrebom oko broja stolova je potreba da imamo veći razmak između radnih jedinica kako bismo ograničili moguće širenje zaraza. Isto tako tvrtke organiziraju poslove u različitim smjenama, ovisno o timovima i vrsti posla, smanjujući broj radnika u uredskom prostoru. Prema našem pravilniku o radu, radniku je potrebno osigurati 2 kvadratna metra prostora, što se iz sadašnje perspektive čini kao blizina koju dugo nećemo vidjeti u uredima. Neke tvrtke planiraju i otvarati više manjih ureda, kako bi se također smanjila mogućnost prijenosa zaraza i smanjio rizik obolijevanja većeg broja zaposlenih. Dakle dugogodišnjoj težnji okrupnjavanja, da su svi radnici na jednom mjestu, centralnom mjestu na kojem su događa sva magija i svi su uključeni - sada imamo potencijalno alternativne modele koji će dovesti do određenih drukčijih odluka oko upravljanja troškom radnih prostora.

Kakve urede tvrtke očekuju u budućnosti?

Postoji veliki rizik da se stare zgrade koje se neće lako moći prilagoditi potrebama modernog ureda postati na neki način višak u ponudi uredskih prostora. Takve zgrade su jednostavno "pogrešan" proizvod u ovo doba rizika i životu s COVID-19.

Hotelizacija radnog mjesta

Hotelizacija uredskog prostora će se vjerojatno nastaviti, s željom da radna mjesta pružaju sličnost kućnoj udobnosti na koju smo navikli. To bi moglo značiti opuštenije odijevanje, ali također više biljaka, udobniji namještaj. Prostori će se pokušati učinilt ugodnijim, a istovremeno stvarati dodatan prostor i omogućiti udaljenost među ljudima. Ako uredi imaju budućnost, ljudi se u njima moraju osjećati sigurno.

Atraktivnije središte u centru grada ili lokacija izvan grada s više otvorenog prostora i zelenila

Ako uredi postanu odredišta za susret s kolegama, dobivanje inspiracije i razmjenu ideja, a ne samo za sjedenje za stolom, oni na prometnim mjestima imaju više smisla. Ako organizacijama ne treba toliko prostora jer ljudi češće rade na daljinu, mogu odlučiti preseliti u manju zgradu u središnjem mjestu bogatom sadržajima - atraktivnije odredište za zaposlenike nego ured na kraju grada bez sadržaja.

Prijelaz na rad s manje dana u uredu najviše će pogodovati skupim lokacijama. Veći gradovi su izazovni za postizanje dobre ravnoteže između poslovnog i privatnog života, jer je u njima skupo živjeti i podizati obitelj. Ako promijenite tu paradigmu i dopustite zaposlenicima da rade od kuće jedan ili dva dana u tjednu, cjelokupna ravnoteža između poslovnog i privatnog života pomiče se u smjeru nečega puno povoljnijeg. Putovanje na posao za 40% manje je velika stvar, naročito ako zaposlenici imaju nešto duži put do ureda.